/Förslag
Ett system byggt runt eventet
Inte ännu ett CRM — utan en plattform där samma information följer eventet hela vägen genom verksamheten, från första förfrågan till fakturaunderlag och återköp.
Hej Cesar,
Kul att vi fick ses och prata häromveckan. Tack för en tydlig och genomtänkt kravspec — den ligger faktiskt väldigt nära hur vi själva skulle tänka kring lösningen. Ni tar emot allt från företagsevent och AW till team-aktiviteter och möten på Metropole, och utmaningen är alltid densamma: att informationen kring varje bokning ska hänga ihop hela vägen, utan dubbelarbete.
Här är vårt förslag — idén, hur systemet skulle byggas, i vilka faser, och hur vi föreslår att vi går vidare tillsammans.
Eventet är navet
Istället för att bygga ännu ett CRM bygger vi systemet kring eventet som den centrala informationsbäraren. Informationen registreras en gång och följer sedan med genom hela processen.
Får ni in en förfrågan om ett företagsevent för 80 personer den 15 december registreras informationen en gång. När offerten skapas hämtas den automatiskt från eventet. När kunden accepterar blir den en bokning — och samma information används sedan i kalendern, checklistorna, beställningarna, körschemat och fakturaunderlaget. Ingen dubbelregistrering, inget som faller mellan stolarna.
Eventet är det enda kort som alla andra steg läser från och skriver tillbaka till.
Sju delar, ett flöde
CRM & lead-pipeline
Leads från e-post, formulär och manuell registrering. Pipeline med tydliga statusar, kund- och kontaktregister, ansvarig person, uppgifter och uppföljningar — all historik kopplad till kund och event.
Event Management
Varje event får ett eget eventkort: datum och tider, antal gäster, lokal, mat & dryck, aktiviteter, teknik, personal, externa leverantörer, intern info, checklistor och deadlines.
Offert & digital signering
Offerten skapas direkt från eventet — produkter, paket, alternativ och prisnivåer, mallar på svenska/engelska, versionshantering, villkor och digital accept. Vid accept sparas vem, datum, tid och exakt vilken version som godkändes.
Bokning & planering
En accepterad offert blir automatiskt en bokning. Därifrån skapas kalenderbokning, resursbokningar, checklistor, uppgifter, beställningar och körschema — med kontroll mot dubbelbokning.
Ekonomi & lönsamhet
Varje event får sin egen kalkyl: försäljning, kostnader, leverantörs- och personalkostnader, marginal och fakturaunderlag. Ni ser lönsamheten både före och efter eventet.
Dashboard
En tydlig översikt: nya leads, pipeline, offerter, hit rate, bokade och kommande event, omsättning, marginal och förlorade affärer.
Kunduppföljning & återköp
Efter genomfört event ligger kunden kvar med hela historiken. Systemet identifierar tidigare kunder automatiskt och stödjer riktade kampanjer — inför AW, konferenser och julfester.
Kundportal & integrationer
API-first, så det kan kopplas mot Gmail/Google Workspace, Microsoft 365, ekonomisystem, betal- och signeringslösningar. En kundportal där kunden loggar in, ser sitt event, godkänner offert och laddar upp material.
Byggt i faser, med en tydlig tidsplan
Vi bygger inte hela kravspecen som ett enda stort projekt. Vi delar upp det i faser — en fas i veckan, så att ni har ett komplett system i handen inom en månad. Ni ser värde redan efter vecka ett. Preliminär tidsplan, som vi bekräftar när vi satt scopet tillsammans:
Fas 1 ger er ett körbart system redan efter vecka ett — och hela systemet är i era händer inom en månad, byggt på samma grund utan att något behöver göras om.
Vi kan bygga er sajt också
Vill ni kan vi bygga er boknings- och eventsajt direkt kopplad till systemet — så att en förfrågan på webben blir ett lead och ett event automatiskt, utan att någon skriver in något manuellt.
Då ligger webb, bokning, CRM, offert, ekonomi och marknad i en sammanhängande plattform istället för tio separata verktyg som inte pratar med varandra. Ett system att logga in i, en sanning om varje event, en leverantör att ringa.
En tillväxtmotor som fyller kalendern
Utöver att driva era event hjälper plattformen er att få in fler bokningar. Det här är funktioner som andra event-system saknar — och som redan är kärnan i det MoreTech gör.
SEO & AEO — bli hittad
Vi optimerar er för Google och för AI-svarsmotorer (ChatGPT, Perplexity, Gemini). Era eventsidor indexeras direkt vid publicering — så när någon söker efter en lokal för sin julfest är det er de hittar. Fler förfrågningar in i pipelinen, automatiskt.
AI-medarbetare
AI som skriver utkast till offert och svar, kvalificerar nya leads och svarar kunder dygnet runt. Ingen förfrågan blir liggande för att någon inte hann svara — det första svaret går ut direkt.
Innehålls- & kampanjmotor
Systemet skapar automatiskt SEO-innehåll och kampanjer — och når era tidigare kunder inför AW, konferens och julfest. Återköp utan manuellt arbete.
Onlinebokning & betalning
Ta emot bokningar och depositioner online med Swish och kort, direkt från eventet. Pengar in innan eventet, mindre administration, färre no-shows.
En partner, inte tio verktyg
- ◆Vi bygger eventflödet specifikt för er — men på en grund som redan är byggd, testad och i drift. Det ger ett användbart system snabbt och till lägre risk.
- ◆CRM, offert, digital signering, fakturering och bokföring hänger ihop i samma plattform — inget klistras ihop i efterhand.
- ◆Allt på både svenska och engelska — redo även för er verksamhet utanför Sverige.
- ◆API-first, redo att kopplas mot Google Workspace, Microsoft 365 och ekonomisystem.
Vi sätter scopet — och priset — tillsammans
Lösningen och teamet finns redan på plats. Så snart vi satt scopet tillsammans är vi redo att sätta igång.
Boka en scope- & prisgenomgång →Det viktigaste för oss är att vi inte bygger ännu ett CRM, utan ett system där samma information följer eventet hela vägen genom verksamheten — och som samtidigt hjälper er att fylla kalendern. Det är där vi tror att vi kan skapa den största effekten för er på Metropole.
Hör av dig så tar vi det vidare.